Cosplay Contests

East European Comic Con will host a single Cosplay Competition on Sunday, 29th of August 2021, during the Second Session of the day (16:00 – 21:00). The General Cosplay Competition for this year will only include a Solo Competition.

 Please read the rules below.

 1. General regulations.

  • This set of Rules describe the exact way in which the Cosplay Contest of the East-European Comic Con will take place. Any ulterior changes will be announced on the official site of the Event.

  • Each and every one of the participants must read, accept and respect the given Rules.

  • The cosplay competition takes place on Sunday, 29th of August 2021, during the Second Session of the day, from 17:00 to 17:55.

 

 

2. Registration

General Cosplay Competition (GCC) –

  1. Participation in this competition is not age-restricted. Contestants below 18 years of age must produce a written statement/declaration signed by one of their parents or legal tutors, who will authorize the under-aged competitor’s participation. The declaration will also include a copy of the Identity Card belonging to the parent/tutor who signed. 

  2. Registration to this Competition will be done by filling the registration form published on the Website. Any registrations sent after the posted deadline will not be taken into consideration.

  3. Due to safety constraints, there is a limited number of participants (max. 20 contestants). If there are more than 20 participants, there will be a preselection held with our Jury after the Registration has completed to select the contestants. The rest will be placed on the waiting list in case others decide to withdraw from the competition. 

  4. All information submitted in the form is final. No modifications are permitted unless the organizing team specifically requests it. Participation in the contest will be confirmed within 10 days after the registration period has closed.

  5. The number and type of prizes will be:

    1. Best solo cosplay, Best Prop, Best Technique

    2. The Comic-Con staff may add or change the prizes, in case of emergency and according to the Jury’s advice.

  6. A contestant will not receive two prizes on the same day ( ex. Best Costume and Best Prop at the same time).

 

3. General conducting rules

  1. Obscene gestures or words towards the other competitors, volunteers, Jury, audience or people in charge/organisers are strictly forbidden.

  2. The participants must follow instructions given by Staff at all times. Any disobedience will result in a penalty.

  3. The Jury’s decision is final, cannot be taken back and must be accepted as such. All potential issues and disagreements can only be expressed outside the event’s location, in order not to disturb the other competitors or spectators. Participants are permitted to ask the Jury for supplementary explanations in private, only after the awards ceremony has ended.

  4. All participants must be present in due time for the cosplay activities (judging and stage performance).

  5. If contestants fail to show up for the competition without previously announcing, they will be banned from competing at any Comic Con partner events. An emergency phone number will be provided via email.

  6. If contestants fail to answer the emails sent by the organizing team that need to clarify issues regarding the registration, they will be disqualified from the competition. 

  7. Those who do not respect these conducting rules will be disqualified from the contest.

 

4. The organization and the sequence of events of the competition

  1. The solo contest requires individual participation and will underline the importance of the costumes crafted by the participants, combined with the presentation on stage, through a performance.

  2. Competitors may bring props to use on stage, as long as these do not interfere with the development of other performances or events which are being carried out on stage (due to their weight, heaviness or the time needed to move them around etc.). Competitors are not allowed with confetti, fake snow or any other props made out of small parts that are hard to get off stage or hard to clean.

  3. Jumps from stage or any other stunts that may hurt participants or spectators are strictly forbidden.

  4. Types of costumes accepted:

    1. Cosplay inspired by any character (manga, anime, series, games, animations, movies etc.) or by a real person (actor, singer, media personality etc.) is accepted, as well as crossplay, genderbend cosplay. Human versions of animal characters are allowed as well, but might get lower points for resemblance with the reference, as well as genderbend versions. Cosplay inspired by fanart is allowed, as long as the artwork is not made by the cosplayer themselves.

  5. The cosplay competition has two stages:

    1. Judging, during which the participants will meet with the members of the Jury to discuss and present their self-crafted costumes and props. This phase will take place before the stage performance in strictly defined time intervals, behind closed doors (public will not be permitted access). Each solo contestant will have around 2-3 minutes with the jury. The time slot granted to the cosplayer is non-negotiable, and if missed, we will not grant another one, resulting in disqualification from the contest.

    2. Stage performance, during which the competitors will put on display the costumes they have created together with their skits/performances. This part of the contest will be carried out in the presence of the jury and the public, on the main stage.

  6. Time-frames given to the contestants on stage are:

    1. Solo category – up to 1:30 minutes for each performer

  7. The cosplay area will be for judging only. Changing rooms will be provided separately and storage will not be available for personal items at either location. Stage props are exempt from this policy.

  8. Participants will be allowed in the cosplay area on the day of competing together with a helper only if necessary.

 

5.    Requirements included in the registration form and useful information about it:

  1. You will need to fill in a Name, Nickname, email address and phone number. Nicknames will be used for introducing the contestants on stage. If there is no nickname, the real name will be used.

  2. Collage of images of the chosen character for the competition (called reference photos), out of which at least one has to show the full costume (3:4 image ratio, minimum resolution demanded:800×600). These images must present different angles of the same costume, with the purpose of informing the Jury in the best way possible.

  3. Images snapped during the stages of crafting the costumes (WIP or work in progress photos), which explain to the Jury clearly the concept or the idea used by the participant (optional) – maximum 10 photos or 10 collage photos.

  4. (optional) Image of completed costume being worn by the contestant.

  5. An audio file with the sound of the skit or the performance. The format must be .mp3 to 128, 160 or 192 kbps with CBR. The audio file will be no more than 1 minute and 30 seconds long. Video files are not accepted. Please do not send links to youtube or ask us to edit your audio files. Contestants must provide their own audio support.

  6. A short description of the stage performance, required so that the volunteers can intervene as fast as possible, in case of need. Please do not tell us the idea behind your performance, but exactly what you plan to do on stage (eg. I will walk from side to side and then do some fighting moves / I will do a dance the first 30 seconds and then I will do a dramatic monologue/etc). Please try to keep it concise, you have a 500 characters limit.

  7. Other requirements and observations( props that will be brought to stage, important details etc.). EECC does not provide any stage props for the contestants (except for a table and a chair if needed)! All the contestants must bring their own props for the competition!

  8. We will have a maximum of 20 participants in the contest. In the event that we will have more than 20 entries, a preselection will be held with our jury after the registration period has concluded in order to select the required number of participants. 

  9. After registration, we will review your files and confirm your registration within 1-5 business days. Participation in the contest will be confirmed within 10 days after the registration period has concluded.

 

6.    Judging rules for all the costumes:

  1. The share of scores is 50% craftsmanship – 50% performance:

    1. The craftsmanship score is 50% of the total and is detailed as follows: 20% resemblance to the reference, 20% technique (quality of work, choice of materials, difficulty of techniques, cleanliness of work) and 10% complexity ( number of techniques and types of materials used, overall difficulty of the costume).

    2. The performance score is 50% and is detailed as follows: 25% performance plan ( how well thought is the performance, if it represents the portrayed character(s), if the props are properly used within the performance plan, sound quality) and 25% stage presence (acting and mimic, movement on the stage, lack of stage fright).

  2. The Jury members will be announced on the event’s website and social media.The staff may change members of the Jury, in case of emergency.

 

7.    Weapons and costumes policies

  1. Weapons and costumes must be created in an unprofessional manner, in order to be admitted to the contest. The term „unprofessional” means that a costume must be made by the participant, by a member of the team or by a family member, with direct involvement of the contestant in the creative process.

  2. Access to the contest is allowed for bought costumes and “closet” cosplay, as long as the fact is specified to the Staff and Jury. The contestant should be aware that the costume itself will not be scored as part of the final grade. Contestants with bought costumes that fail to notify the Staff and Jury will be disqualified and will not be allowed to participate in future editions.

  3. According to legislation, we are obliged to establish some limits for the accessories and props permitted during the contest: knives, swords, Shuriken etc. They have to be made from non-metallic materials. In some particular cases, metal props are accepted, but only with the agreement of the Staff. Contact us at [email protected] for details and further confirmation. The objects must not have sharp edges (the blades have to be blunt) or tips (which have to be rounded). The bows will not have wire and the arrows will not have pointy tips. Guns and replicas of weapons must be marked with a yellow or orange circle on their tip, indicating that they are fake.

  4. Prohibited items:

    1. Replica swords/katanas/other bladed weapons made of metal

    2. Weapons with any type of ammunition (plastic balls, staples etc)

    3. Airsoft weapons 

    4. Metal chains longer than 20 centimeters (if they are longer, they must be made of another material or plastic). 

    5. Fire-crackers, fireworks, glitter, confetti, pyrotechnical devices or anything that can jeopardize the competition. No smoke/fog machines.

  5. Parts of costumes that are made out of metal are allowed, as long as they are not dangerous to the visitors of the convention, meaning no sharp edges or pointy edges/tips. In case somebody brings a costume that can be deemed as dangerous, the staff will kindly ask the cosplayer not to wear the costume in the venue or he/she will be asked to leave the premises. Anyone not respecting these rules will be disqualified.

  6. The performances will be PG13. Any gestures, obscene dances or with sexual implication are not allowed on stage. Exhibitionism is not accepted. Jokes with sexual innuendo are not allowed, unless the non-sexual meaning is at least as easily understood as the sexual one. Offenses will result in a penalty.

  7. Costumes must be also within public decency limits. East European Comic Con is targeting a wide audience-range (as well as under-aged children), so the performers must wear costumes which are not offensive and can be viewed by the general public. The minimum accepted is a bathing suit. Any type of thongs, see-through or very small underwear will be covered by a cape/ short pants/skirt/dress etc.

 

8.    Clauses and final terms

  • Before signing up, the participants will make sure that they have read the full Regulation and that they have understood all the Rules. For any questions or issues, the e-mail address [email protected] is at your service.

  • The organizing team and the staff have the right to change and modify the Rules and Regulations and to announce the modifications on the website.

  • The exact time-frames for the judging, the contests and all the other events will be communicated via email to the contestants and will be thoroughly respected. Please check your emails on a regular basis to see if you have received any news from our team.

 

 

East European Comic Con va ține un șingur Concurs de Cosplay în ziua de Duminică, 29 August 2021, în a Doua Seșiune a zilei (16:00 – 21:00). Concursul General de Cosplay anul acesta se va desfășura doar la categoria Solo.

 

Vă rugăm citiți cu atenție regulile de mai jos.

 

  1. Reguli generale.
    • Acest set de reguli descrie în detaliu modul de desfășurare al Concursului de Cosplay din cadrul East European Comic Con. Schimbările ulterioare vor fi anunțate pe șite-ul oficial al evenimentului.
  • Este îndatorirea fiecărui participant să citească, să accepte și să respecte Regulamentul de concurs.
  • Competiția va avea loc Duminică, 29 August 2021, în a doua seșiune a zilei, între orele 17:00 și 17:55. 

 

  1. Înscriere

Concursul General de Cosplay (GCC) –

  1. Participarea la acest concurs nu e limitată de vârstă. Concurenții care nu au încă 18 ani împliniți trebuie să furnizeze o declarație semnată de către unul dintre părinți/tutori legali prin care își vor exprima acordul participării la concurs. Declarația va trebui să includă și o copie a actului de identitate aparținând părintelui/tutorelui legal.
  2. Înscrierea la concurs se va face prin completarea formularului publicat pe Webșite. Orice înscrieri trimise după data limită nu vor fi luate în considerare.
  3. Din motive de siguranță, numărul participanților este limitat (max. 20 concurenți). Dacă se depășește acest număr, se va ține o preselecție cu Juriul după închiderea perioadei de Înscriere pentru alegerea concurenților finali. Cei care rămân vor fi puși pe lista de așteptare în caz că cineva se va retrage din concurs. 
  4. Informațiile trecute în formular sunt finale. Modificările nu sunt permise decât dacă vin la cererea echipei de organizare. Participarea la concurs va fi confirmată în interval de 10 zile după ce perioada de înscriere s-a închis.
  5. Premiile acordate vor fi pentru:
    1. Best solo cosplay, Best Prop, Best Technique
    2. Echipa de organizare își rezervă dreptul de a modifica premiile/numărul premiilor în funcție de recomandarea Juriului.
  6. Un concurent nu poate primi 2 premii în aceeași zi ( ex. Best Costume și Best Prop în același timp).

 

  1. Reguli de conduita
  1. Gesturile sau cuvintele obscene adresate către alți concurenți, voluntari, juriu, public sau personal al Comic Con sunt strict interzise.
  2. Participanții trebuie să urmeze îndeaproape instrucțiunile date de echipa de organizare. Orice abatere va fi penalizată.
  3. Decizia Juriului este finală și irevocabilă, și va fi acceptată ca atare. Toate plângerile ulterioare pot fi exprimate în afara concursului către echipa de organizare pentru a nu perturba desfășurarea concursului. participanții pot consulta Juriul după finalizarea concursului pentru a primi explicații suplimentare și sfaturi legate de costum. 
  4. Toți participanții trebuie să fie prezenți la timp pentru toate stadiile desfășurării concursului (jurizare și reprezentații scenice). 
  5. Dacă unul din concurenți nu se prezintă la concurs fără a anunța echipa de organizare în prealabil, va primi interdicție de a mai participa la concursuri ulterioare în toate evenimentele partenere ale Comic Con. Un număr de telefon de urgență va fi furnizat pe email odată cu înscrierea. 
  6. Dacă unul din participanți nu răspunde în timp util la email-urile trimise de către echipa de organizare privind informațiile legate de înscriere, va fi descalificat din concurs.
  7. Abaterile de la regulament vor fi pedepsite cu descalificare din concurs sau interdicție de a mai participa în evenimente ulterioare.

 

  1. Organizarea și etapele concursului
    1. Concursul solo necesită participare individuală și va scoate în evidență calitatea costumelor create de participanți, combinata cu reprezentația scenică. 
    2. Concurenții pot aduce recuzită (props) pentru utilizare în timpul scenetei, atât timp cât recuzita nu va pune în pericol desfășurarea celorlalte reprezentații sau evenimente care se vor desfășura pe scenă (datorită mărimii, greutății, sau timpului de montaj/demontaj necesar). Concurenții nu au voie să se prezinte cu confetti, sclipici, zăpadă artificială, sau alte obiecte compuse din părți mici care sunt greu de adunat/curățat de pe scenă.
    3. Săriturile de pe scenă sau orice alte cascadorii care pot răni participantul sau publicul sunt strict interzise. 
    4. Tipuri de costume acceptate:
      1. Cosplay inspirat după orice franciză (manga, anime, series, games, animations, movies etc.) sau persoană reală (actor, cântăreț, personalitate media etc.) este acceptat, cât și crossplay/genderbend cosplay. Versiuni antropomorfe ale personajelor animale sunt și ele permise, dar vor fi depunctate pentru acuratețe, la fel și versiunile genderbend. Cosplay inspirat după fanart este permis, atât timp cât piesa de artă nu a fost creată de către participant. 
    5. Concursul va avea două etape:
      1. Jurizarea, în timpul căreia participanții se vor întâlni cu membrii juriului pentru a discuta și pentru a-și prezenta costumele și recuzita create de către ei înșiși. Această etapă va avea loc înaintea etapei de reprezentație scenică în intervale fixe predefinite, departe de atenția publicului. Fiecare participant va avea 2-3 minute de conversație cu juriul. Intervalul de timp repartizat concurentului nu este negociabil, și dacă este ratat, un alt interval nu va fi repartizat, rezultând la descalificarea din concurs. 
      2. Reprezentația scenică, în timpul căreia concurenții își vor pune în valoare costumul cu ajutorul unui skit/a unei defilări pe scenă. Această etapă a concursului se va desfășura cu vizionare a publicului, în prezența Juriului, pe scenă. 
    6. Timpii oferiți pe scenă fiecărui concurent sunt după urmează:
  • Categoria Solo – până la 1:30 minute pentru fiecare concurent
  1. Zona de cosplay va fi exclusiv pentru jurizare. Camere de schimb vor fi furnizate separat și nu vor exista spații de depozitare în nici una dintre locații. Recuzita de scenă face excepție de la această regulă.
  2. Participanții vor putea fi însoțiți de către un helper în ziua participării la concurs doar dacă este necesar. 

 

  1. Cerințe incluse în formularul de înscriere și informații utile despre înscriere
  1. Formularul trebuie completat cu numele concurentului, numele de scena (dacă este cazul), o adresă de email validă și un număr de telefon. Numele de scenă vor fi folosite la prezentarea concurenților pe scenă. În lipsa unui nume de scenă, numele real al concurentului va fi folosit. 
  2. Colaj de imagini pentru personajul ales (imagini de referință) dintre care măcar una sa prezinte tot costumul. Colajul va fi încadrat 3:4, rezoluție minima 800×600. Colajul cu imagini de referință, pe cât posibil, trebuie sa conțină mai multe unghiuri de vizualizare a costumului, cu scopul de a ajuta Juriul să ia o decizie cât mai informată. 
  3. Imagini surprinse în timpul procesului de creație al costumului (WIP sau work in progress photos), care surprind tehnicile folosite de către concurent în crearea costumului (opțional) – maxim 10 imagini simple sau imagini colaj.
  4. (opțional) Imagine cu costumul complet purtat de către participant.
  5. Un fișier audio care să conțină coloana sonoră pentru skit-ul de scenă. Formatul va fi .mp3 la 128, 160 or 192 kbps cu CBR (Constant Bit Rate). Fișierul audio trebuie să fie lung de maxim 1 minut și 30 de secunde. Fișierele video nu sunt acceptate. Nu ne trimiteți linkuri de Youtube sau cereri să vă edităm fișierele audio. Concurenții trebuie să își asigure propriul suport audio. 
  6. O descriere scurtă a reprezentației pe scenă, necesară pentru ca voluntarii să poată interveni în caz de necesitate. Nu avem nevoie să știm ideea din spatele reprezentației, ci mai degrabă ce se va întâmpla concret pe scena (ex. Voi merge de la stânga la dreapta, voi executa câteva mișcări de luptă / voi dansa pentru 30 de secunde apoi voi avea un monolog dramatic). Descrierea va fi sumară, în limita a 500 de caractere.
  7. Alte cerințe și observații (props care vor fi aduse pe scenă, detalii importante etc.). EECC nu va furniza recuzită pentru participanți (cu excepția unei mese/a unui scaun dacă e nevoie)! Toți concurenții trebuie să-și asigure propria recuzită pentru concurs!
  8. Vom avea un număr maxim de 20 de concurenți. În cazul în care vom avea mai multe înscrieri, se va ține o preselecție cu Juriul după ce perioada de înscriere se va încheia pentru deciderea concurenților finali. 
  9. După înscriere vom verifica fișierele și vă vom confirma înscrierea în 1-5 zile lucrătoare. Participarea la concurs va fi confirmată nu mai tarziu de 10 zile după inchiderea perioadei de înscriere. 

 

  1. Reguli de jurizare pentru costume
  1. Nota finală va fi bazată 50% pe calitatea costumului și 50% pe reprezentația scenică:
    1. Nota acordată pe calitatea costumului este 50% din total, și este împărțită după cum urmează: 20% (din nota finala) asemănarea cu referința, 20% tehnici folosite la construcție (calitatea finisajului, materialele alese, dificultatea tehnicilor) și 10% complexitate ( numărul tehnicilor folosite și a tipurilor de materiale, dificultatea generala a costumului).
    2. Nota acordată pentru reprezentație reprezintă celelalte 50% din total, și va fi punctată după cum urmează: 25% planificarea scenetei ( cât de bine gândită este, dacă reprezintă personajul, dacă recuzita este folosită în timpul reprezentației, calitatea sunetului) și 25% prezența scenică (teatru și gestică, mișcarea pe scenă, lejeritatea prezenței în public).
  2. Juriul va fi anunțat pe site-ul oficial al evenimentului, cât și pe platformele de social media. Echipa de organizare poate schimba componența juriului în caz de urgență.

 

  1. Reguli pentru arme și costume
  1. Armele și costumele trebuie create într-o manieră profesională pentru a putea fi permise în concurs. Neprofesional înseamnă că a fost creat de către participant, sau cu ajutorul unui prieten/membru de familie, cu implicarea directă a participantului în procesul de creație. 
  2. Accesul la concurs este permis pentru costume cumpărate și “closet cosplay”, atât timp cât acest detaliu este specificat către echipa de organizare și Juriu. Concurentul va fi conștient că va fi depunctat la nota de costum. Concurenții care se prezintă cu costume cumpărate/făcute în întregime de alte persoane și nu anunță juriul / echipa de organizare vor fi descalificați și nu vor mai putea participa în edițiile următoare ale concursului. 
  3. Conform legislației, suntem obligați să stabilim limite pentru ce accesorii și recuzită sunt permise în timpul concursului: cuțite, sabii, shuriken etc. Toate armele trebuie confecționate din materiale nemetalice. In anumite cazuri, metalul este acceptat doar cu acordul specific al echipei de organizare. Ne puteți contacta la adresa [email protected] pentru mai multe detalii și confirmări. Obiectele nu vor avea muchii ascuțite (lamele trebuie să fie tocite) sau vârfuri ascuțite (vârfurile trebuie să fie rotunjite). Arcurile nu vor avea fir, iar săgețile nu vor avea capete ascuțite. Armele și replicile de arme trebuie demarcate cu un dop galben sau portocaliu în vârf, indicând faptul că sunt false.
  4. Obiecte interzise:
    1. Replici de săbii/katana/alte arme albe confecționate din metal
    2. Arme cu orice tip de muniție (bile, capse, etc.)
    3. Arme de airsoft
    4. Lanțuri metalice mai lungi de 20 centimetri (dacă sunt mai lungi de atât, e nevoie să fie confecționate din plastic sau alt material). 
    5. Pocnitori, petarde, artificii, glitter, confetti, dispozitive pirotehnice sau orice altceva care poate pune concursul și spectatorii în pericol. Fără mașini de fum.
  5. Părți ale costumului confecționate din metal sunt permise atât timp cât nu sunt periculoase pentru vizitatorii convenției, deci nu este permis să aibă muchii sau vârfuri ascuțite. Dacă vreunul din participanți se prezintă cu un costum care este considerat periculos, va fi rugat să se schimbe sau va fi însoțit în afara convenției. Cei ce nu respectă această regulă vor fi descalificați. 
  6. Scenetele vor fi pentru audiență generală. Orice gesturi/dansuri obscene, sau cu implicație sexuală nu sunt permise pe scenă. Exhibitionismul nu este permis. Glumele cu subtext sexual nu sunt permise decât dacă implicațiile non-sexuale sunt la fel de evidente ca cele sexuale. Încălcarea regulilor va duce la penalizare.
  7. Costumele trebuie și ele să respecte normele de decență. East European Comic Con adună vizitatori din toate categoriile de vârstă (printre care și copii minori), așa că participanții sunt rugați să poarte costume care nu sunt ofensive și pot fi vizionate de către publicul general. Minimul acceptat este un costum de baie. Orice tip de lenjerie tanga sau minimalistă, haine transparente/translucide vor trebui acoperite de fuste, pelerine, pantaloni etc. 

 

  1.   Clauze și termeni finali
  • Înainte de a se înscrie, participanții trebuie să se asigure că au citit și înțeles întregul Regulament de Concurs. Pentru întrebări sau probleme, adresa de email [email protected] vă stă la dispoziție.
  • Echipa de organizare și Staff-ul evenimentului își asigură dreptul de a schimba sau modifica prezentul Regulament și să anunțe modificările pe website-ul oficial.
  • Intervalele exacte de jurizare și concurs vor fi comunicate via email participanților și vor fi respectate în întregime. Vă rugăm să fiți atenți la comunicările primite pe email și să răspundeți la cereri în cât mai scurt timp posibil.
Tickets