Regulament - Volunteers - Romexpo 2026

Prin completarea formularului de înscriere pentru programul de voluntariat al evenimentului, aplicantul confirmă că a citit și este de acord cu următorul regulament.

1. Informații generale

Programul de voluntariat este organizat de Asociația OMOTENASHI, în conformitate cu legislația privind voluntariatul în România (Legea nr. 78/2014).

Activitatea de voluntariat presupune implicarea voluntară în organizarea și desfășurarea evenimentului, fără a primi o remunerație financiară.

Voluntarii vor desfășura activități în cadrul departamentelor stabilite de organizatori și sub coordonarea coordonatorilor de voluntari.

2. Condiții de participare

Pentru a participa în programul de voluntariat, aplicantul trebuie:

• să completeze formularul oficial de înscriere;

• să furnizeze date reale și complete;

• să fie disponibil în perioada desfășurării evenimentului;

• să respecte programul stabilit împreună cu organizatorii;

• să participe la instruirile organizate înainte de eveniment.

Organizatorii își rezervă dreptul de a selecta voluntarii și de a îi repartiza în departamentele disponibile, în funcție de necesitățile proiectului.

3. Drepturile voluntarilor

Voluntarii au următoarele drepturi:

• să desfășoare activitatea în concordanță cu capacitatea și disponibilitatea lor;

• să fie tratați cu respect și în mod egal de către organizatori și ceilalți membri ai echipei;

• să primească îndrumare și suport din partea coordonatorilor;

• să beneficieze de instruirea necesară pentru îndeplinirea sarcinilor;

• să primească o diplomă sau adeverință care atestă activitatea de voluntariat;

• să beneficieze de protecția datelor personale și de confidențialitatea informațiilor furnizate.

Pentru a confirmă că toată lumea a citit aceste informații, folosiți anul evenimentului că „cuvânt cheie” de înregistrare. Pentru voluntarii care au mai participat la Comic Con, folosiți cuvântul cheie secret.

4. Obligațiile voluntarilor

Prin înscrierea în program, voluntarul se obligă:

• să desfășoare activitatea de voluntariat fără a solicita remunerație;

• să respecte programul stabilit și sarcinile primite;

• să îndeplinească responsabilitățile din departamentul în care a fost repartizat;

• să participe la sesiunile de training organizate de echipa de coordonare;

• să anunțe organizatorii cu minimum 48 de ore înainte în cazul în care nu mai poate participa sau apare o indisponibilitate;

• să păstreze confidențialitatea informațiilor interne ale organizatorilor și ale partenerilor;

• să protejeze bunurile și echipamentele puse la dispoziție;

• să poarte și să păstreze legitimația de voluntar primită.

5. Reguli de conduită

Voluntarii trebuie să mențină un comportament respectuos și profesional pe toată durata activităților.

Este interzis:

• comportamentul agresiv sau lipsit de respect;

• discriminarea pe criterii de rasă, etnie, religie, sex, orientare sexuală sau convingeri politice;

• utilizarea violenței verbale sau fizice;

• consumul de alcool sau substanțe interzise pe durata programului de voluntariat;

• distribuirea sau divulgarea informațiilor interne fără acordul organizatorilor.

Nerespectarea acestor reguli poate duce la excluderea din programul de voluntariat.

6. Organizarea activității

Organizatorii au dreptul:

• să stabilească structura departamentelor și programul voluntarilor;

• să modifice repartizarea voluntarilor în funcție de nevoile proiectului;

• să monitorizeze și să evalueze activitatea voluntarilor;

• să înceteze colaborarea cu voluntarii care nu respectă regulamentul sau instrucțiunile primite.

7. Protecția datelor personale

Datele personale furnizate prin formularul de înscriere vor fi colectate și prelucrate de **Asociația OMOTENASHI în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația națională aplicabilă.

Aceste date sunt utilizate exclusiv pentru organizarea și gestionarea programului de voluntariat.

8. Utilizarea imaginii

Prin participarea la programul de voluntariat, voluntarii sunt de acord ca organizatorii să utilizeze fotografii, materiale video sau audio realizate în timpul activităților pentru promovarea proiectelor și a evenimentului.

Aceste materiale nu vor fi comercializate sau utilizate în alte scopuri fără acordul explicit al persoanelor implicate.

9. Încetarea colaborării

Participarea la programul de voluntariat poate înceta:

• la cererea voluntarului;

• prin decizia organizatorilor, în cazul nerespectării regulamentului;

• prin acordul ambelor părți.